Oficina de Cuentas a Pagar

La Oficina de Cuentas a Pagar tiene la responsabilidad de efectuar todos los desembolsos mediante la emisión de cheques oficiales.

Corresponde a esta oficina ejecutar las normas y procedimientos establecidos para la preintervención de desembolsos y obligaciones de la Universidad de Puerto Rico que se efectúen, conforme a las leyes y reglamentos en vigor, que los cómputos en los documentos estén correctos, que tengan la firma de los funcionarios autorizados y que el gasto propuesto y el documento de trámite oficial estén correctos.

Es responsabilidad de esta oficina el mantener al día los registros de cuentas a pagar, en relación a los siguientes conceptos:

• Órdenes de Compra;

• Reembolsos a empleados;

• Contrato de Servicios Profesionales;

• Contrato de Servicios No Profesionales;

• Contrato de Actividades Culturales;

• Contrato de Mejoras Permanentes;

• Pagos Directos (Modelo MC 001);

• Pagos Anticipados (MC 002);

• Estipendios a Profesores y Estudiantes;

• Fondo de Caja Menuda;

• Solicitud y Autorización de Orden de Viaje y Anticipo de Fondos;

• Liquidación y Comprobante de Anticipo de Gastos de Viaje;

• Solicitud y Autorización de Orden de Viaje;

• Solicitud y Autorización para uso Vehículo Privado;

• Comprobante de Gastos de Viaje;

• Solicitud para Autorización de Gastos de Representación o Gasto de Comida y Refrigerios de otras actividades institucionales;

• Pagos de ayudas especiales para los empleados por concepto de estudio.

Procedimiento:

Preintervención - proceso de verificación que se realiza antes de autorizar los pagos para determinar la legalidad, propiedad y exactitud de todo desembolso de fondos universitarios u otros fondos asignados o bajo la custodia de la Universidad de Puerto Rico.

• La Oficina del Rector, los Decanatos Académicos, Administrativo y de Estudiantes de la Universidad de Puerto Rico en Cayey refieren a la Oficina de Cuentas a Pagar todo documento necesario para el proceso de preintervención.

• La Oficina de Cuentas a Pagar procede a incorporar todos los documentos necesarios para efectuar todos los desembolsos debido a los compromisos económicos contraídos por la Universidad de Puerto Rico en Cayey.

• Todos los desembolsos se efectúan exclusivamente mediante el uso de cheques oficiales.

• Todo desembolso se efectúa mediante la preparación de un comprobante de desembolso contra la factura, y un documento de justificación que sirve como base al compromiso económico contraído por la Universidad de Puerto Rico en Cayey.

• Todo comprobante de desembolso deberá indicar la cuenta contra la cual se hará el desembolso, el objeto del acreedor y toda otra información que garantice la corrección y legalidad del compromiso económico.

• Todo comprobante de desembolso será obligado en la Oficina de Contabilidad.

• Todo comprobante de desembolso será pre-intervenido y registrado al sistema de FRS para la emisión de cheque.

Personal adscrito a la Oficina de Cuentas a Pagar: