Oficina de Contabilidad

Introducción

La Oficina de Contabilidad de la Universidad de Puerto Rico en Cayey está adscrita a la División de Finanzas del Decanato de Administración.

El funcionamiento de esta oficina se rige por el Manual de Contabilidad y por la Ley de la Universidad de Puerto Rico; en adición a los procedimientos y normas establecidos para el Sistema de Información Financiera (FRS).

Para llevar a cabo sus tareas y funciones la oficina cuenta con un supervisor, cuatro contadores, y una secretaria administrativa.

Funciones:

Dentro de las funciones que realiza la Oficina de Contabilidad se encuentran las siguientes:

• Mantener un sistema de contabilidad que refleje el movimiento de las asignaciones, aportaciones, compromisos, desembolsos y saldos disponibles para cada cuenta asignada al recinto.

• Elaborar documentos de distintos fondos para la contabilización financiera de las diferentes transacciones, tales como: comprobantes de ajuste, facturas entre cuentas, desembolsos de caja, conciliaciones bancarias y obligaciones.

• Verificación y control de transacciones:

• Verificación de mantenimiento y ajustes procesados;

• Verificación y control de 'batches'de transacciones procesadas;

• Corrección de transacciones;

• Verificación y distribución de informes correspondientes a los diferentes módulos (AP, FA, Compras, Billing & Recivables);

• Verificación de los 'Interfaces' de los diferentes módulos con FA (Financial Accounting); y

• Coordinación del cierre de mes y año fiscal.

• Análisis y control de cuentas:

• Reconciliación de cuentas;

• Tramitación de suspensiones de cheques;

• Preparación y distribución de informes financieros; y,

• Preparación de informes especiales.

• Reconciliaciones

• Preparación y verificación de reconciliaciones bancarias;

• Reconciliación de desembolsos (Banco 21, 26, y 29); y

• Reconciliación de ingresos (Banco 01).

• Propuestas

• Registrar el presupuesto;

• Registrar las transferencias;

• Coordinar el cuadre final de las cuentas; y

• Preparación de los informes trimestrales y finales.

Personal adscrito a la Oficina de Contabilidad: